Procedure

Mensen die ondersteuning krijgen van Estinea kunnen bij Stichting Vrienden een financiële bijdrage vragen. Dit kunnen ze doen via de medewerkers van het team. Voor het aanvragen van financiële steun is een procedure opgesteld. Lees hieronder meer over deze procedure.

De procedure is als volgt:

1. De aanvraag (voor eenmalige of terugkerende steun) voldoet aan de volgende voorwaarden:

• De aanvraag past in het strategisch beleid en bij de visie en werkwijze van Estinea;
• Er is draagvlak voor binnen het verantwoordelijke team;
• Het team heeft door meerdere partijen een offerte laten maken; leveranciers uit de directe omgeving krijgen zo een kans om mee te dingen naar de opdracht.
• In overleg met de regiomanager kan het team hierbij ondersteuning vragen aan de coördinator sponsor- en fondswerving.

2. Het team stuurt de aanvraag ter beoordeling naar de regiomanager. Na zijn/haar (schriftelijke) akkoord, wordt de aanvraag ingediend bij Stichting Vrienden van Estinea, t.a.v. Gerrit van Veen, coördinator sponsor- en fondswerving.
3. De raad van bestuur van Estinea agendeert de aanvraag in de bestuursvergadering van Stichting Vrienden van Estinea.
4. Het bestuur van Stichting Vrienden beoordeelt de aanvraag op urgentie en haalbaarheid/geschiktheid voor sponsor- en fondsenwerving.
5. Het bestuur van Stichting Vrienden neemt een besluit over het wel of niet geheel of gedeeltelijk akkoord gaan met de aanvraag en geeft aan welke inspanningen zij eventueel nog verwacht. Het team ontvangt binnen twee weken na de vergadering een bericht over het genomen besluit met een korte toelichting.

Voor kleine aanvragen tot 4.000 euro vragen wij een eigen inspanning  van maximaal 15% van het team (Estinea).

Voor grote aanvragen boven de 4.000 euro wordt een projectbeschrijving (case for support) gemaakt. De coördinator sponsor- en fondswerving ondersteunt hierbij. Na vaststelling door de raad van bestuur volgt bovenstaande procedure vanaf stap 3.